O Sistema de Protocolo On-Line é responsável por registrar a abertura de processos administrativos e o recebimento de requerimentos, notificações e documentos, além de atribuir automaticamente a cada processo um número de controle (protocolo). A partir daí, o sistema passa a gerenciar a circulação dos processos dentro da organização, desde a abertura até a sua conclusão.
Com o módulo Web de consulta acessível através de um banner personalizado ou link no site institucional, o cidadão pode facilmente verificar o status do seu processo ou buscar informações antes de se dirigir ou entrar em contato com a organização, aumentando a transparência e reduzindo a necessidade de contato presencial ou telefônico. Dessa forma, o sistema de protocolo on-line traz mais agilidade e eficiência para a gestão dos processos administrativos.
exemplo de tela do sistema
Benefícios para a Organização
- Organiza e simplifica o fluxo de trabalho.
- Divulga amplamente os serviços prestados para que sejam conhecidos pela sociedade.
- Ganho em eficiência: economia de tempo e de recursos.
- Contribui com a responsabilidade ambiental diminuindo o uso de papel e energia na impressão de documentos.
- Aproximação da organização ao seu público alvo e estímulo à gestão participativa.
- Fortalece a confiança e a credibilidade da sociedade na organização, relativamente à sua competência de bem atender às suas necessidades.
- Melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados.
Benefícios para o Cidadão
- Clareza sobre a atividade e os serviços prestados pela organização.
- Serviços públicos disponibilizados de forma adequada às suas necessidades e expectativas.
- Cidadãos com maiores condições de exigir e defender seus direitos.
Benefícios para o Usuário
- Maior clareza na definição dos compromissos e resultados esperados da sua atuação, especialmente nos processos de atendimento ao público.
- Maior valorização do seu trabalho, em razão da maior visibilidade interna e externa do seu desempenho.
- Maiores possibilidades de reconhecimento institucional da qualidade do desempenho profissional.
Funcionalidades
- Pré-definição de requisitos, documentos necessários e orientações diferenciadas por assunto.
- Lista de assuntos pré-definida para a criação de novos protocolados.
- Roteiro para tramitação diferenciado por assunto.
- Módulo disponível na Internet para consulta.
- Registro de andamentos e tramitações.
- Envio de arquivos (anexos).
Características Técnicas
- Desenvolvido em Linguagem PHP.
- Banco de Dados MySQL.
- Sistema 100% Web: não precisa ser instalado no computador de cada usuário.
- Número ilimitado de usuários.
- Serviços de manutenção e assistência técnica remotos.